Ahorro de tiempo y dinero
La perspectiva presupuestaria del distrito se volvió un poco más brillante después de implementar la Inscripción PowerSchool. Green estima que el condado de DeSoto ahora ahorra unos impresionantes $262,113 en impresión, copia, tinta y costos administrativos solamente cada año.
El alto costo de los procesos basados en papel no era el único desafío de DeSoto con su antiguo sistema. Los administradores del distrito estaban agobiados por la necesidad de ingresar enormes cantidades de datos estudiantiles. En total, el personal tuvo que ingresar información de más de medio millón de formularios escritos a mano (incluyendo documentos de salud, políticas que requerían firmas, información general del estudiante y más) en su sistema.
Los administradores, particularmente en las escuelas más grandes del distrito, no podían recopilar y procesar toda esa información hasta al menos noviembre o diciembre.
“Tomaría meses recuperar esa información actualizada”, dice Green.
Con la Inscripción PowerSchool, la entrada y recopilación de datos son automatizadas. Esto reduce el estrés y proporciona un ahorro de tiempo significativo para el personal del distrito.
“Tomaría meses ingresar datos en el sistema”, dice Green. “Con la Inscripción PowerSchool, es un gran ahorro en cuanto a los empleados ingresando trabajo, lo cual ahora sucede dentro de un día. Ahorra mucho tiempo.”
Compromiso mejorado y reducción de tiempo del 80% para los padres
Después de adoptar la solución de inscripción en línea, el personal de DeSoto ayudó a los padres a superar el miedo de usar computadoras ofreciendo un laboratorio de registro así como quioscos de computadora con personal de apoyo en la oficina del distrito para guiarlos a través del proceso. La inversión dio sus frutos, ya que los padres acogieron la nueva solución; la Inscripción PowerSchool ha reducido el tiempo que los padres pasan llenando papeleo en hasta un 80 por ciento.
“Es una situación en la que los padres tardaban una o dos horas en llenar hasta 20 formularios de papel para cada uno de sus hijos, y ahora ese tiempo se ha reducido a que un estudiante esté completamente registrado en menos de 15 minutos”, dice Green. “Trabajamos duro para ayudar a nuestros padres para que superen el miedo de alejarse de lo conocido — registro en papel — y probar una nueva solución realizada enteramente en una computadora. Ahora, a nuestros padres les encanta.”
El personal de DeSoto también ha apoyado a los padres ofreciendo oportunidades de inscripción en bibliotecas locales que proporcionan acceso gratuito a internet.
“Sabíamos que el éxito en el primer año ayudaría a sentar las bases para nuestro éxito a largo plazo en el camino, por lo que fuimos diligentes en hacer el registro lo más conveniente posible, con personal de apoyo reuniéndose con ellos para ofrecer asistencia”, dice Green.
Con una creciente población hispana, el distrito ofrece inscripción para estudiantes nuevos y que regresan tanto en inglés como en español. Además, las familias sin computadoras o que no tienen acceso a internet en casa ahora tienen la capacidad de registrarse en sus teléfonos celulares.
Datos más limpios y útiles
No solo la Inscripción PowerSchool ha ayudado a las Escuelas del Condado de DeSoto a ingresar información estudiantil rápidamente y con un ahorro de costos significativo, sino que la solución también ha mejorado la calidad de los datos del distrito.
Eso ha tenido beneficios muy prácticos.
Cuando uno de los autobuses del distrito se averió a mitad de viaje, los administradores pudieron recopilar información sobre los pasajeros con solo presionar un botón para reubicarlos fácilmente.
Los administradores del distrito también tienen acceso rápido a una gama de datos estudiantiles clave, incluidos datos de contacto de emergencia actualizados y precisos, formularios de historial médico, alergias alimentarias de los estudiantes y medicamentos. Con PowerSchool, eso está disponible con solo presionar un botón.
“Cuando traes a un niño en PowerSchool, puedes ver de inmediato si tienen algún tipo de alergias o cualquier tipo de alerta médica”, dice Green.
Green también menciona los informes estatales y el programa de almuerzo reducido/gratuito como áreas donde la Inscripción PowerSchool ha ayudado al distrito a ser más eficiente.
Conclusión
Como el distrito escolar más grande de Mississippi, las Escuelas del Condado de DeSoto luchaban con costos innecesarios y tiempo perdido con su proceso de inscripción manual. Pero después de cambiar a la Inscripción PowerSchool, el distrito ha reducido la carga sobre las familias y los administradores, ha ahorrado cientos de miles de dólares y ha mejorado la precisión de los datos estudiantiles.
“Ahorra mucho tiempo”, dice Green. “Y es un enorme ahorro de costos en cuanto al empleado y el tiempo de trabajo que invierten dentro de un día. Ha ahorrado mucho en papel y en costos de tinta.”
La Inscripción PowerSchool también ha proporcionado al distrito información estudiantil amplia y fácilmente accesible en un sistema que es personalizable para satisfacer las necesidades únicas de cada escuela. Como resultado, la línea de fondo del distrito, los empleados y las familias han beneficiado.
“Con un formulario de papel no hay manera de que puedas recopilar los datos que recopilas con nuestro formulario en línea”, dice Green.
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