Desafíos
- Proceso lento e ineficiente para recopilar datos de intervención en crisis
- Mala calidad de los datos
- Dificultad para rastrear incidentes con precisión
Productos y Soluciones
- PowerSchool SIS
- Formularios de PowerSchool Ecollect
Resultados
- Mejor evaluación de amenazas
- Mejora de la documentación y seguimiento de incidencias.
- Respuestas a incidentes más rápidas
Como muchos distritos escolares, el Distrito Escolar del Condado de Lee debe documentar los incidentes de intervención en crisis. Hasta hace poco, estos incidentes se documentaban con lápiz y papel. Luego fueron trasladados desde la escuela del incidente a la oficina principal mediante un servicio de mensajería.
“El mayor problema fue que era muy difícil rastrear lo que sucedió”, dice el Dr. Rob Dietrich, Director de Responsabilidad y Tecnología del distrito. “Cada vez que se utiliza papel, éste podría perderse o, si se actualizara, no todos tendrían la versión más reciente. Simplemente dejó demasiado margen de error”.
En 2017, el Distrito Escolar del Condado de Lee adoptó PowerSchool Ecollect Forms para reducir la cantidad de tiempo dedicado a documentar los datos de intervención en crisis y al mismo tiempo mejorar la calidad de los datos. Específicamente, utilizan el Plan/Proceso de Entrevista Estudiantil (SIP) y el Formulario de Evaluación de Amenazas (TAF). Los consejeros utilizan el SIP para entrevistar a los estudiantes cuando uno ha indicado que pueden autolesionarse. El TAF documenta cuando los estudiantes amenazan con hacerse daño a sí mismos o a otros.
Obtener acceso instantáneo a la información
Dietrich recuerda el punto de inflexión cuando se hizo evidente que se necesitaba una solución de formulario digital. “El director de servicios estudiantiles, que ahora es superintendente adjunto, necesitaba un informe para tratar de determinar cuántos intentos de suicidio tuvo LCS en el último año”, dice. “Ella estaba luchando por poner todo eso junto, y le dije que tal vez podríamos lograr que usted siempre tuviera información como esa a su alcance”.
Dietrich comenzó a trabajar con consejeros y trabajadores sociales del distrito para reimaginar las formas de intervención en crisis del distrito para un mundo digital. “Teníamos en esa sala a todas las personas que tenían algo que ver con esos formularios”, dice. “Nos deshicimos de elementos redundantes y de todo lo que no necesitábamos. Simplificamos y reducimos los formularios para que tuvieran el aspecto que los trabajadores sociales y consejeros querían. Comenzamos a modificarlo el año pasado, lo publicamos y comenzamos a usarlo en todo el distrito este año escolar [2018-2019]”.
Ahorre tiempo crítico
El condado de Lee ya está viendo los beneficios de trasladar su documentación de intervención en crisis a Ecollect Forms. “La respuesta que he recibido de los consejeros es que es un proceso mucho mejor y más sencillo”, dice Dietrich.
Los nuevos formularios digitales guían al consejero a través de preguntas de la entrevista que lo ayudan a indicar y evaluar las acciones que deben tomar y lo incitan a involucrar a otros según el nivel de amenaza. Luego, los datos se almacenan para un seguimiento posterior para garantizar que la escuela brindó todos los servicios y comunicaciones necesarios en torno al incidente. Luego, los datos aparecen en la oficina principal en tiempo real, sin necesidad de mensajería.
Ambos tipos de formularios ayudan al distrito a registrar e informar mejor la cantidad de incidentes de crisis, sus ubicaciones y la respuesta adoptada. “De esta manera tenemos la capacidad de obtener un informe de PowerSchool utilizando Ecollect Forms que nos brindará toda esa información”, dice Dietrich.
Pero el proceso más rápido no es sólo más rápido y sencillo. Puede marcar una diferencia real en tiempos de crisis.
“Cuando estás en un momento de mucho estrés, no te interesa tener que anotar el número de estudiante o la información de contacto del estudiante”, dice Dietrich. “Ahora, cuando ingresas el nombre del estudiante en Ecollect Forms, todos los campos aparecen para que la persona que completa el formulario ya tenga la información básica a su alcance y no tenga que buscarla. Creo que esa es una razón clave para realizar este proceso”, dice Dietrich. “Ahorra tiempo en esos momentos críticos”.
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