Mover la inscripción en línea te da flexibilidad a la vez que hace el proceso más fácil para las familias, el personal y los recursos.
La inscripción de estudiantes puede realizarse de varias maneras, con distintos grados de conveniencia y éxito.
La inscripción de la manera tradicional, donde estudiantes y padres llenan el gimnasio de la escuela y completan gruesos paquetes de formularios a mano, presenta desafíos: información inexacta debido a formularios escritos a mano, un viaje inconveniente para las familias y costos y tiempo no deseados gastados por tu personal.
También está la inscripción en línea con un sistema desactualizado o desarrollado internamente. La mayoría de las veces, estos sistemas no están integrados con otros productos edtech de una escuela o distrito, como el sistema de información estudiantil, por lo que los datos no fluyen de manera segura hacia tu sistema principal de gestión de datos.
Pero un cambio a un sistema de inscripción en línea más conveniente y moderno puede agilizar el proceso y aliviar la carga sobre las familias y el personal. Al actualizar tu tecnología de gestión de inscripción de estudiantes, puedes eliminar la necesidad de que tus administradores y registradores traduzcan la escritura de los padres y la reingresen en tu sistema, ahorrando tiempo y recursos para reenfocarse en mejorar el éxito estudiantil durante el aprendizaje a distancia.
Hablamos con varios educadores de K-12 para averiguar cómo el cambio a PowerSchool Enrollment o PowerSchool Enrollment Express ha beneficiado a sus distritos. Estos dos productos de inscripción en línea, parte de la Nube de Información Estudiantil de PowerSchool, ofrecen plataformas en línea, configurables y responsivas para admisiones, elección de escuela y registro.
1. Formularios Flexibles: Ajustar y Recopilar Información para Necesidades Nuevas y Emergentes
Con un sistema de inscripción en línea de calidad, puedes confiar en que los datos se capturan de manera precisa y segura, sin la adivinanza de descifrar la escritura a mano de los padres o estudiantes que puede crear errores a futuro. También puedes validar los datos digitales de los estudiantes que has capturado anteriormente, entregándolos sin problemas a tu SIS.
PowerSchool Enrollment proporciona formularios en línea intuitivos y adaptables a dispositivos móviles que las familias pueden acceder desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Las capacidades ilimitadas de edición de formularios te permiten recopilar toda la información escolar y específica del distrito necesaria en los formularios de inscripción. Con el aprendizaje remoto como parte de la nueva norma, puedes agregar fácilmente nuevas preguntas, como el consentimiento para autorizar a los estudiantes a aprender desde casa.
Para el Distrito Escolar Comunitario #255 de Reed-Custer en Illinois, PowerSchool Enrollment hace que la presentación de informes estatales sea más exitosa porque pueden personalizar la información requerida por el estado que recopilan.
“Algo tan fácil como el apellido de soltera de la madre, en lugar de intentar rastrear esa información, es mucho más fácil para nosotros simplemente ponerlo directamente en la inscripción y tener un campo que diga ‘Apellido de Soltera de la Madre’, y ya está. Cuando sucede la presentación de informes estatales, no tenemos que preocuparnos porque ya está hecho. Solo extraemos ese campo para nuestros informes estatales”, dice Luciana Kelaiditis, Personal de Tecnología del Distrito.
Vea a Luciana hablar más sobre esta característica:
Shelley Wedel, del Distrito Escolar Unión de Campbell, agrega: “Utilizamos formularios para capturar mucha información diferente para los departamentos. Puedes obtener información muy específica para tu distrito, incluyendo quién necesita dispositivos, quién tiene conectividad a internet y la comunicación de tarifas a los padres”.
2. Comodidad Añadida con una Experiencia Totalmente en Línea
Richard Bernadella, del Distrito Escolar Village Exento de Marysville en Ohio, dice que los productos de inscripción 100% en línea de PowerSchool hacen el proceso más fácil para su equipo administrativo. No tienen que teclear ninguna información, sino que simplemente revisan, verifican y envían los datos de inscripción de los estudiantes ingresados por las familias.
Él dice que el proceso en línea había sido especialmente conveniente durante la pandemia de COVID-19. “Antes solías tener a los padres que venían a una oficina y dejaban o fotocopiaban certificados de nacimiento, estados de hipoteca y ese tipo de cosas”, dice. “Ahora tenemos la capacidad de simplemente tenerlos tomando una foto con su teléfono y subiéndola. Luego está disponible para que tu registrador o tus secretarios lo revisen y aprueben”.
Mira a Richard hablar más sobre PowerSchool Enrollment Express:
3. Proceso Más Fácil para las Familias
Los productos de inscripción de PowerSchool garantizan que los padres puedan completar todo el proceso de inscripción o reinscripción desde sus hogares, creando un proceso más sencillo y eficiente, y permitiendo la carga de documentos directamente en el portal en línea.
“La inscripción en línea fue un gran ahorro de tiempo para las familias”, explica Denise DeJuliannie, Directora de Tecnología del Distrito Escolar de Eden Valley-Watkins en Minnesota. “Tenemos una gran comunidad agrícola donde hay más de 5 estudiantes residiendo en cualquier hogar. Antes de la preinscripción con paquetes de papel, las familias tenían que anotar toda esta misma información para cada uno de sus estudiantes.”
Ahora, los padres en este distrito ya no necesitan llenar formularios redundantes para cada estudiante, lo que les ahorra tiempo y frustración en comparación con el manejo de paquetes de 15 a 20 páginas con el antiguo sistema. Con la inscripción en línea de PowerSchool, mucha de la información demográfica de la familia está prellenada, permitiendo a los padres avanzar rápidamente y solo ingresar información nueva.
Escucha más de Denise:
4. Ahorro de Costos y Tiempo al Eliminar Formularios de Papel
La inscripción en línea te permite liberar a los administradores de una excesiva entrada de datos, lo que significa que pueden reenfocar su tiempo en otros proyectos críticos mientras eliminan los costos innecesarios de impresión y envío de tu presupuesto.
“En el pasado, nuestras secretarias tenían que imprimir múltiples formularios, preparar sobres, enviarlos a 1500 niños y luego esperar a que todo regresara y luego volver a ingresar todo basado en la escritura a mano y esperando que la información fuera correcta para que pudiéramos usarla”, dice Luciana. “Solo enviar formularios por correo era un proyecto que duraba todo el día. También reservamos dos noches donde todas las secretarias, administradores del distrito y enfermeras escolares venían y manejaban la inscripción tardía. Ahora, todo se maneja en línea.”
Shelley Wedel, Gerente de Información Estudiantil del Distrito Escolar Unión de Campbell en California, también comenta el tiempo que su personal ha ahorrado al alejarse de los paquetes de papel. Ella dice: “En el pasado, las secretarias tenían que ingresar a mano toda la información de cada estudiante. Antes teníamos que revisar cada paquete a mano para asegurarnos de que todo estuviera completo. Y ahora es prácticamente un clic y aprobar. Antes, todo se hacía en papel, con sobres, sellos y franqueo. Ahora, no estamos usando formularios de papel y estamos notificando a los padres electrónicamente. Eso está ahorrando todos esos costos de papel.”
Aquí hay más de la historia de Shelley:
El Cambio a la Inscripción en Línea
