Ve cómo PowerSchool Ecollect Forms ayuda a tu distrito a digitalizar formularios para mejorar la recolección de datos. Completa el formulario para ver cómo PowerSchool Ecollect Forms es:
El Distrito Escolar del Municipio de Hamilton en Nueva Jersey necesitaba un constructor de formularios en línea K-12 para crear un formulario de salida y seguimiento para dispositivos 1:1 que los padres pudieran firmar electrónicamente. Sin una forma de capturar esa información en línea, el distrito tendría que crear, imprimir y distribuir formularios en papel, lo que llevaría tiempo extra y conduciría a posibles inexactitudes.
Al elegir PowerSchool Ecollect Forms para su constructor de formularios escolares en línea, el Municipio de Hamilton ahora puede verificar con anticipación que un padre ha firmado el acuerdo antes de llegar a recoger su dispositivo. Esto hace que el proceso sea fluido, preciso y seguro.
“Hemos comenzado a trasladar todos nuestros permisos a Ecollect Forms, y la respuesta ha sido increíble”, dice Chris Guerrera, Gerente de Sistemas de Información en el Distrito Escolar del Municipio de Hamilton. “Varias personas pueden verificar el estado de los formularios completados, lo que ayuda enormemente mientras intentamos localizar a todos los padres que aún necesitan completar los formularios”.
Aquí están los tres principales beneficios de un constructor de formularios digitales en línea, junto con las formas en que los distritos K-12 están viendo resultados con PowerSchool Ecollect Forms.
Recopila y accede fácilmente a los datos exactos que necesitas
Como hemos aprendido durante la pandemia de COVID-19, los distritos escolares necesitan la capacidad de adaptarse a nuevos desafíos. Esto significa poder personalizar productos de tecnología educativa para satisfacer tus necesidades únicas. Un constructor de formularios en línea puede ayudarte a obtener un control total sobre tu recolección de datos al permitirte personalizar el formulario con tus propios campos. Los mejores constructores de formularios en línea ofrecen capacidades ilimitadas de creación, edición y compartición de formularios.
El Distrito Escolar South Callaway R-II de Missouri necesitaba un constructor de formularios en línea para reducir el papel y ser más eficiente, según Stephanie Stambaugh, especialista en soporte tecnológico del distrito. “Crear un formulario es súper fácil”, dice. “Puedes añadir o cambiar algo con facilidad”.
Ecollect Forms está integrado directamente dentro de PowerSchool SIS, lo que facilita su acceso y uso. Un administrador del distrito que ya haya iniciado sesión en PowerSchool simplemente puede hacer clic en un botón para comenzar a construir un nuevo formulario o para acceder a plantillas de formulario para múltiples usos. Todo está dentro de un flujo de trabajo que conocen y con el que se sienten cómodos. De manera similar, las familias tienen acceso a través del portal para padres con el que ya están familiarizados, mejorando el compromiso, lo cual es crítico para obtener los datos que los maestros y administradores necesitan.
PowerSchool Ecollect Forms te permite construir a partir de plantillas de formulario proporcionadas o crear formularios personalizados desde cero para todo, desde solicitudes de transporte y formularios de consentimiento de e-learning hasta seguimiento de dispositivos, permisos y conferencias de padres y maestros. Un ejemplo es una encuesta de bienestar que puede ayudar con la planificación del regreso a la escuela a medida que las escuelas vuelven a abrir para verificar cómo están los estudiantes.
“Los formularios (en PowerSchool Ecollect Forms) son generalmente muy fáciles de crear. Hemos creado formularios internos para nuestros programas de apoyo estudiantil para ayudar a rastrear los datos mejor,” dice Eric Miletich, Administrador de Base de Datos en las Escuelas Públicas de Kalispell en Montana.
Jerome Ohnui, especialista en datos del Distrito Escolar de Troy en Michigan, ofrece otro ejemplo de accesibilidad de datos. “Hemos utilizado los Formularios Ecollect para preguntar a las familias durante cada período de encuesta si desean permanecer en modalidad virtual o asistir en persona”, explica. “Luego, los datos se utilizan para alimentar varios informes de inteligencia empresarial (particularmente a través de Microsoft Power BI) para ayudar a la administración en la planificación de la capacidad y en los informes a la Junta de Educación. Hemos acostumbrado a nuestro personal a poder encuestar rápidamente a las familias simplemente creando otro formulario”.
Ahorra Tiempo y Dinero
Al trasladar los formularios en línea, los distritos pueden disfrutar de un ahorro de costos al eliminar el uso de papel, la impresión y el envío postal. También libera a los administradores del exceso de papeleo y de la entrada manual de datos, incluida la necesidad de descifrar la escritura a mano en los formularios de papel rellenados.
Con acceso a una sólida biblioteca de plantillas de formularios que abarcan todas las áreas de operaciones del distrito, recopilar información puede convertirse en un proceso más sencillo. Empezar con plantillas preexistentes ahorra tiempo mientras proporciona ideas para nuevas opciones de formularios. “Ahorramos a nuestras familias tiempo excesivo al no repetir datos que ya tenemos, como nombre, dirección y fecha de nacimiento”, dice Jerome. “Los formularios digitales se pueden completar en cualquier momento y lugar, en lugar de preparar formularios de papel, recordar enviarlos de vuelta a la escuela y sin una forma real de garantizar que hayan sido recibidos en absoluto”.
Antes de implementar PowerSchool Ecollect Forms, el Consejo Escolar Católico de Wellington en Ontario lidiaba con el trabajo adicional que representaba para el personal de la oficina frontal recopilar e ingresar datos de los formularios.
“Ahora (con Ecollect Forms) hay una reducción en la cobertura de la secretaría para la entrada de datos, una gran reducción en horas extra, un enorme recorte en el uso de papel y tóner para impresoras, e incluso una disminución en la necesidad de que nuestros técnicos conduzcan a las escuelas para solucionar problemas como atascos de papel o reemplazo de impresoras. Realmente se relaciona con muchas cosas en torno a la reducción de costos”, dice Dallas Schlitt, Supervisor de Servicios al Cliente.
Obtenga datos limpios y precisos directamente en PowerSchool SIS
Los datos precisos son fundamentales para cosas como requisitos de graduación, permisos y acuerdos, referencias de conducta y más dentro del distrito. Cuando sus administradores tienen la tarea de descifrar la escritura a mano de los padres en los formularios completados, no solo lleva más tiempo, sino que también puede generar información inexacta que fluye por todo el sistema.
“(Antes de PowerSchool Ecollect Forms), la precisión de los datos era un problema, y nuestro personal tenía que descifrar la caligrafía y retroceder varias veces para garantizar la precisión”, dice Dallas. “Ahora, debido a que los campos son consistentes con los campos en PowerSchool SIS, no se pierde nada porque podemos crear campos obligatorios con datos importantes”.
“La legibilidad de la escritura a mano siempre fue un problema, al igual que la interpretación de las aportaciones de familias cuya lengua materna no es el inglés”, añade Jerome. “Hemos llegado a depender casi exclusivamente de formularios en línea, hasta el punto de que podemos demostrar de manera efectiva que ya no es factible exigir formularios en papel”.
Los beneficios adicionales de que los datos fluyan directamente a PowerSchool SIS incluyen seguridad e informes mejorados. Con los formularios en papel, algunos de los riesgos de seguridad incluyen el posible robo de información de identificación personal (PII), el daño causado a los archivos almacenados o la pérdida de formularios al trasladarse de un lugar a otro. Con los formularios de la escuela y el distrito en un formato electrónico seguro, puede eliminar esos riesgos.
Los datos capturados con Ecollect Forms son fáciles de acceder y reportar. Puedes vincular cualquier campo directamente a los campos del SIS para que los datos sean accesibles dentro de PowerSchool SIS. Un ejemplo es cuando creas un formulario de permiso para una excursión que los padres completan. En lugar de rastrear las hojas de permiso y potencialmente perder alguna, están accesibles directamente dentro de PowerSchool SIS para profesores y administradores.
“Durante el COVID-19, la función de reportes fue lo que hizo posible llevar un seguimiento de la completitud de los formularios. El no preocuparse porque los padres tuvieran que venir en persona facilitó las cosas para las secretarias escolares”, dice Chris.
La integración directa con SIS mejora los informes con reportes de un solo clic extraídos del sistema. Es simple buscar y generar reportes personalizados para monitorear el progreso de los flujos de trabajo de los administradores, la presentación de formularios y más.
Elegir un Constructor de Formularios en Línea para las Necesidades de tu Distrito
Para las escuelas que buscan una manera eficiente y segura de recopilar datos de estudiantes y padres, un constructor de formularios en línea puede facilitar el proceso. Aún más beneficioso es elegir uno que se integre con tu sistema de información estudiantil para mejorar la precisión de los datos, los informes y más.
Un constructor de formularios en línea confiable y seguro puede proporcionar la flexibilidad para personalizar formularios para tus necesidades únicas, capturar información crítica fácilmente, reducir costos y ahorrar tiempo, y mejorar la seguridad de los datos y su precisión.
“Estamos usando menos papel, rellenando formularios más rápidamente y recolectándolos antes, y la información va directamente a PowerSchool”, dice Stephanie.
